Zeitgemäß nachhaltiges Handeln erhält in nahezu allen Bereichen der Kanzlei Einzug – auch in der Kommunikation mit dem Kollegium oder Mandanten. Hierbei bringen schon kleine, unkomplizierte Maßnahmen beträchtlichen Erfolg und sollten nicht unterschätzt werden – oft wohnen den Anpassungen auch zusätzliche Vorteile inne.
Tipp 1: E-Mail versus Brief – Wie Sie den CO2-Fußabdruck Ihrer Kommunikation verkleinern
Ein Großteil der Arbeit von Rechtsanwälten und Rechtsanwältinnen besteht aus dem Anfertigen und anschließenden Versenden von Schriftstücken. Wie geschieht dies? Meist in Form von E-Mails, die den gedruckten Brief mehr und mehr ablösen. Der Versand von E-Mails geht nicht nur schneller, leichter und mit deutlich mehr Agilität, als man es vom Postweg erwarten darf. Doch wie schneidet die E-Mail im Vergleich zum ausgedruckten und per Post versandten Brief im Vergleich ab?
Als Zwischenfazit sei vorweggenommen: Natürlich gewinnt die E-Mail im Direktvergleich in allen Belangen. Aber wo entstehen überhaupt Emissionen beim Schreiben, Senden und Lesen von E-Mails? Papier, Druck und der Transport von Tür zu Tür entfallen natürlich. Strom ist die einfache Antwort. Nicht nur Ihr Telefon, Laptop oder der Internetanbieter benötigen ihn, sondern auch die Server, die überhaupt erst das Senden und Empfangen ermöglichen. Der genaue Verbrauch ist also von Ihnen selbst, Ihren Partnern und der Größe der E-Mail abhängig. Ihren eigenen Stromverbrauch kennen Sie sicherlich ungefähr, doch wie steht es um Partner wie Softwareanbieter? Actaport als cloudbasierte Lösung arbeitet mit den in Deutschland stehenden Servern Microsofts. Microsoft selbst ist seit 2012 CO₂-neutral und will bis 2030 in der Bilanz negativ werden – also mehr CO₂ aus der Atmosphäre binden als die Aktivitäten verursachen. Ein kurzer Dreizeiler an den Kollegen oder die Kollegin werden nach Mike Berners-Lee mit 0,3 Gramm CO₂ beziffert, eine längere E-Mail samt Anhang mit 4 Gramm, große Datenmengen, mit denen Sie den Kollegen eine längere Zeit beschäftigen sogar mit bis zu 50 Gramm.
Und der Brief? Die durchschnittliche E-Mail erzeugt circa ein Sechzigstel der Emissionen eines standardisierten Briefes. Hauptsünder ist hier der Postweg selbst. Vor allem sparen Sie sich mit der E-Mail das Recyceln des Papiers. Wie bereits erwähnt: Die Datenmenge erzeugt beträchtliche Unterschiede bei der E-Mail. Zunächst sind Sie digital auf einem guten Weg. Aber auch ohne sich einzuschränken, kann Ihre Kanzlei hier noch mehr erreichen.
Tipp 2: Smartes und nachhaltiges Miteinander – vermeiden Sie unnötige E-Mails
Die E-Mail schneidet im Direktvergleich also gar nicht so schlecht ab. Aber wann haben Sie das letzte Mal die gleiche Menge Briefe wie E-Mails versandt? Briefe stellen oft eher eine einseitige oder zeitversetzte Korrespondenz dar. Hingegen rasen E-Mails vom Sender zum Empfänger und zurück, oft mit mehreren Empfängern gleichzeitig, durch das Internet. Wie oben beschrieben, ist die Datenmenge ein spürbarer Multiplikator für den CO₂-Ausstoß Ihrer Kanzlei – außerdem helfen die vielen E-Mails auch nicht immer in der Effizienz.
Gerade in der Teamarbeit schickt man viele E-Mails hin und her, teilweise mit beigefügten Schriftsätzen zur Bitte um Korrektur, manchmal aber auch zur Terminabstimmung. Schnell sind diverse E-Mails versandt und gelesen. Ist das Dokument aber zentral abgelegt und jeder hat Zugriff, entfällt auch die Notwendigkeit des Anhangs in der E-Mail während der Schriftsatzerstellung. In der Cloud liegt es für alle relevanten Kollegen oder Kolleginnen griffbereit. Das Kanzleiteam arbeitet an einem Dokument, nicht im Verlauf an vielen verschiedenen. Auch die Benachrichtigung an den Kollegen respektive die Kollegin wird ohne die klassische E-Mail und den langen Anhang möglich. Eine Benachrichtigung an gleicher Stelle über den Sachverhalt genügt. Das spart vor allem auch Zeit.
Das Erstellen von E-Mails kann auf die Korrespondenz mit Mandanten oder der gegnerischen Seite beschränkt werden. Auch Ihr Postfach wird es Ihnen danken.
Tipp 3: Organisierte Postfächer – mit zentraler Aktenführung Speicherplatz sparen und agiler werden
Was analog für den Briefkasten gilt, ist für das digitale Kanzleipostfach nicht anders. Hunderte Nachrichten füllen das Postfach, und digital betrachtet erhöht sich die Datenmenge. Wie eingangs beschrieben, bedeutet erhöhter Speicherbedarf auch mehr Energieverbrauch.
Natürlich können Sie nicht jede E-Mail nach dem Lesen einfach löschen. Wer, wenn nicht Sie, wüsste um die Relevanz des Archivierens einer Korrespondenz. Was dennoch möglich ist und viele Vorteile birgt: das zentrale Ablegen der E-Mail. Im Postfach haben zumeist nur Sie oder die Assistenz Zugriff; arbeiten Sie jedoch im Kanzleiteam am selben Mandat, ist der Inhalt für mehrere Parteien relevant. Einfach die E-Mail der passenden Akte zuweisen. Sie ist sicher abgelegt, und auch Ihr Postfach bleibt aufgeräumt – und wenn es darauf ankommt, findet auch der Kollege oder die Kollegin die betreffende Korrespondenz.
Auch als Einzelanwalt oder Einzelanwältin unterstützt Sie dieser einfache Schritt bei der effizienten Aktenführung – alles, was Sie für ein Mandat benötigen, befindet sich gesammelt an einem Ort.
Tipp 4: Digital arbeiten spart Papier – modernes Recyclingpapier als Lösung für den verbleibenden Verbrauchs
Auch wenn das papierlose Büro oft beschworen wird und wir es uns gern vorstellen, sieht die Realität heute noch anders aus. Einige Dokumente müssen gedruckt und versandt oder dem Mandanten übergeben werden. Was dennoch möglich ist: den Papierverbrauch reduzieren. Für das übrige Papier finden sich auch einfache Lösungen. Mit der Wahl der richtigen Papiersorte können Sie den ökologischen Fußabdruck Ihrer Kanzlei zusätzlich verkleinern, denn Recyclingpapier verursacht weniger CO₂-Emissionen als Frischfaserpapier und schützt obendrein die Biodiversität. Um eine Tonne Frischfaserkopierpapier herzustellen, benötigt man die gleiche Energie wie bei der Gewinnung einer Tonne Stahl.
Doch woher wissen Sie und Ihre Kollegen, welches Papier tatsächlich sowohl in der Qualität als auch in der CO₂-Effizienz zu einer modernen Kanzlei passt? Bei der Wahl Ihres Recyclingpapiers hilft der Blick auf das Gütesiegel. Das gewährleistet Ihnen nicht nur Kompatibilität mit Ihrem Kanzleidrucker, sondern auch echte Nachhaltigkeit. Ein mögliches Zertifikat ist der Blaue Engel. Er wird vom Umweltbundesamt vergeben, das dem Bundesumweltministerium untersteht. Produkte, die damit ausgezeichnet werden, sind geprüft auf ressourcenschonende Herstellung im Hinblick auf Wasser, Energie und Recyclinganteil. Bei Recyclingpapier garantiert der Blaue Engel 100% Altpapier. Andere Papiere enthalten oft zu Teilen Frischfaser und nicht selten eine Beimengung von Mikroplastik. Die Herstellung erfolgt gewässerschonend, denn Chlor, halogenierte Bleichmittel und andere schwer abbaubare Zusatzstoffe sind verboten.
Natürlich stehen auch andere Gütesiegel für Qualität, schauen Sie sich einfach um – viele Anbieter verweisen transparent auf die Vergabekriterien solcher Siegel. Ebenso werden Sie feststellen, dass das Image des „Ökopapiers" auf modernes Recyclingpapier nicht mehr zutrifft.
Tipp 5: Wird Papier genutzt – ist der Drucker im Spiel
Sind die digitalen Prozesse verwirklicht und das bevorzugte nachhaltige Papier angeschafft? Sehr gut – Sie sind auf einem guten Weg und vielen Kanzleien bereits etwas voraus.
Ob Sie über eine digitale Aktenführung nachdenken oder den Komfort bereits seit einer gewissen Zeit verinnerlicht haben, eines werden Sie bemerken: Der Drucker, der zuvor auf Hochtouren lief, ist jetzt vermehrt still. Oft als all-in-one-Lösung angeschafft, dient er zum Einscannen der eingehenden Briefpost und nur noch vereinzelt zum Drucken. Und in der Zwischenzeit? Da verbraucht er dennoch Strom und kostet Geld – ob im Druck- oder im stromsparenden Bereitschaftsmodus. Die bayrische Akademie für Umwelt, Gesundheit und nachhaltige Entwicklung stellt auf der Seite nachhaltige-kanzlei.bayern eine Beispielrechnung hierzu bereit.
Wieviel das tatsächlich bei Ihnen ist, hängt vom Einzelfall – also Ihrem Drucker – ab. Bei einer kurzen Recherche werden Sie staunen, wie die Unterschiede ausfallen. Wenn Sie das Drucken auf wenige Vorgänge am Tag reduzieren, bietet es sich an, den Drucker für den Rest des Tages und vor allem für die Nacht auszuschalten. Einige Kanzleien haben bereits feste Druckzeiten. Das eignet sich für ein kurzes Gespräch am Kopierer und spart Energie.
Sollten Sie gerade überlegen den alten Drucker direkt gegen ein kleines Gerät auszutauschen, warten Sie noch einen Moment. Bei dieser Abwägung vergessen Sie bitte nicht die entstehenden CO₂-Emissionen für die Herstellung des neuen und die Entsorgung des alten Gerätes. Fast-Fashion kommt sicherlich nicht für Ihren Anzug in Frage; dasselbe sollte auch für das Interieur der Kanzlei gelten.
Nachhaltiges Arbeiten bedeutet keineswegs eingeschränktes Handeln. Nehmen Sie sich Zeit und hinterfragen einfach einige Abläufe in Ihrer Kanzlei. Oftmals finden Sie sogar Wege, die nicht nur nachhaltiger, sondern auch effizienter sind. Neben den Einsparungen in der alltäglichen Kommunikation bieten sich viele Möglichkeiten für klimafreundliches Handeln. Statt der Bestellung über einen Lieferdienst können Sie auch mit den Kollegen und Kolleginnen gemeinsam essen gehen. Packen Sie den Laptop oder das Tablet ein und nach der Mittagspause haben Sie alles griffbereit – egal ob es zum Mandanten, in den Park oder zum Gericht geht.
Nachhaltig arbeiten mit cloudbasierter Kanzleisoftware
