Direkt aus dem Referendariat zur Kanzleigründung? Für die Bremer Rechtsanwältin Nina Kasimoff war der Schritt in die Selbstständigkeit das Richtige. „Ich wollte frei sein in meinen Entscheidungen und mir etwas Eigenes aufbauen mit modernen Strukturen, die den Mandanten zugute kommen und die Arbeit erleichtern." Was ihr bei der Gründung half, war ihr großes Netzwerk. So wagte sie den Sprung ins kalte Wasser und eröffnete gemeinsam mit einer Kollegin aus dem Referendariat eine Bürogemeinschaft.
Der erste Schritt ohne Kanzleisoftware, der zweite mit Actaport
Den Rat von Rechtsanwältin Nina Kasimoff suchen Mieter und Vermieter sowohl im Bereich des privaten als auch gewerblichen Mietrecht aus Bremen und Umgebung, die sie sowohl außergerichtlich als auch gerichtlich vertritt. Außerdem ist sie auf dem Gebiet des Arbeitsrechts tätig und vertritt Privatpersonen bei Zulassungsklagen für Hochschul-, Schul- oder KiTa-Plätze.
Zu Beginn ihrer anwaltlichen Tätigkeit kam sie noch ohne den Einsatz einer Kanzleisoftware aus. Keines der 2019 auf dem Markt befindlichen Programme hatte ihr zugesagt oder war mit den Produkten von Apple kompatibel gewesen. Daher strukturierte sie ihre Akten zunächst mit Exceltabellen und speicherte Worddokumente in Ordnern ab. Die wachsende Menge an Mandaten brachte das System jedoch rasch an seine Grenzen. Also machte sie sich 2020 erneut auf die Suche und stieß auf Actaport.
Warum Actaport und kein Konkurrenzprodukt?
Bei der Entscheidung für Actaport gaben mehrere Faktoren den Ausschlag: die Cloudlösung, das Design, die intuitive Bedienbarkeit, das Preis-Leistungsverhältnis und die Kompatibilität mit Apple-Produkten. „Vor allem, dass Actaport cloudbasiert ist, hat mich überzeugt. Mit Actaport
habe ich die Möglichkeit jederzeit und von überall zu arbeiten."
Schnelles Onboarding, leichtes Einarbeiten
Die gute Usability der Software trug dazu bei, dass der Einstieg mit Actaport praktisch von allein funktionierte. „Vieles ergibt sich bei Actaport von selbst. Man muss nur ein paar Mal herumklicken und wird schnell fündig", sagt Nina Kasimoff. Die letzten Unsicherheiten beseitigte die im Actaport-Paket enthaltene, einstündige Schulung bei der Customer-Success-Managerin Maja Fuchs. Taucht im Alltagsgeschäft der Kanzlei eine Anwendungsfrage auf, zapft die Rechtsanwältin den Support über die Chatfunktion an. „Mit dem Actaport-Support konnte ich bisher alle Fragen lösen und kann mich um meine Mandanten kümmern."
Regelmäßig neue Features
Bei einigen Anfragen bekam Kasimoff zu hören: „'Die Funktion gibt es noch nicht, da arbeiten wir noch dran.' In einigen Fällen erfuhr ich dann wenig später, dass das neue Feature jetzt verfügbar ist." Realistisch zu sagen, was geht und was nicht, ist ihr auch in der Beratung wichtig. „Ich bekomme regelmäßig von meinen Mandanten das Feedback, dass man bei mir weiß, woran man ist", sagt sie.
Wie funktionierte der Aufbau einer digitalen Aktenführung?
Im Gegensatz zu Kanzleien, die aus einer bestehende Kanzleisoftware umziehen, fand bei der Kanzlei Kasimoff das Onboarding aus dem bisherigen System mit Worddokumenten und Exceldateien statt. Da Rechtsanwältin Kasimoff bereits mit Word arbeitete, konnte sie ihre eigenen Brief- und Schriftsatzvorlagen in Actaport kopieren, um dann mit den Vorlagen der Kanzleisoftware zu arbeiten, die sich die Daten automatisch aus der digitalen Akte zieht.
Schlankere Aktenführung
Vor dem Wechsel zu Actaport gab es bei der Kanzlei Kasimoff die Akten einmal in Papierform und einmal als gespeicherte PDF-Dateien. Seit dem Wechsel verzichtet die Rechtsanwältin grundsätzlich auf parallel geführte Handakten.
Digitaler und schneller
Eine Hürde und Chance zugleich für die junge Kanzlei war die Corona-Pandemie und die damit einhergehende Verlagerung vieler Erst- und Beratungsgespräche ins Digitale. „Ich habe die Chance genutzt, um meine Mandanten digital zu treffen. Die persönlichen Treffen haben zwar abgenommen, aber die Arbeit ist effizienter geworden." Der Vorteil der digitalen Zusammenarbeit: „Man kommt schneller zur Sache!" Die Unterlagen, die ihr die Mandanten schicken, sind besser aufbereitet als zu nicht-digitalen Zeiten. „Früher brachten einige Mandanten sämtliche Unterlagen ungeordnet zum ersten Termin mit", erzählt die Rechtsanwältin. Jetzt bespricht sie im ersten telefonischen Kontakt oder via Video-Call, was sie genau benötigt. So bekommt sie anschließend nur die Dokumente zugeschickt, die sie auch wirklich braucht, um den Fall zu bearbeiten.
„In der Summe merkte ich, dass ich mit der digitalen Arbeitsweise ein Mandat viel schneller und effizienter bearbeiten kann. Das kommt auch bei den Mandanten gut an."
Mit dieser digitalen Arbeitsweise hat man die Möglichkeit von überall tätig zu sein. Actaport macht's möglich.
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