Nachhaltigkeit in Unternehmen stellt längst kein isoliertes Teilprojekt mehr dar. Wer die eigene Kanzlei zukunftsorientiert führt, integriert den Aspekt der Nachhaltigkeit in die Teilbereiche der täglichen Arbeit. Eine Frage, die sich dabei stellt, lautet: Wie nachhaltig sind Kanzleien, die digital arbeiten? Wie nachhaltig ist es, die gute alte Papierakte durch digitale Akten zu ersetzen? Und wie nachhaltig ist es, wenn man diese digitalen Akten nicht auf dem Kanzleiserver speichert, sondern in der Cloud?
Bei Actaport haben wir einen hohen Anspruch an das Thema Nachhaltigkeit. Hier haben wir zusammengetragen, welche Aspekte bei der Arbeit mit einer cloudbasierten Kanzleisoftware zu mehr Nachhaltigkeit beitragen – und welche Effekte zusätzlich für Sie bereitstehen.
Cloudbasierte Kanzleisoftware erleichtert das papierlose Arbeiten
Ein naheliegender Effekt der cloudbasierten Kanzleisoftware liegt darin, dass sie papierloses oder zumindest papierarmes Arbeiten erleichtert. Zwar ist das papierlose Arbeiten per se mit jeder Kanzleisoftware möglich. Der Vorteil einer cloudbasierten Software wie Actaport ist im Vergleich zu einer servergebundenen Kanzleisoftware jedoch die bessere Verfügbarkeit. Mit einer cloudbasierten Softwaren haben Sie Ihre gesamten digitalen Akten immer dabei und sie sind geräteübergreifend immer aktuell. Wenn Sie beispielsweise in der Hauptverhandlung etwas in Ihrer Akte auf Ihrem Tablet notieren, dann finden Sie diese Notiz genau so vor, wenn Sie sich auf Ihrem Laptop im Homeoffice oder Büro einloggen.
Nachhaltigkeitsvorteil: Sie sparen Daten und Papier, denn Sie brauchen für unterwegs weder digitale Kopien Ihrer Akten noch Ausdrucke auf Papier. Sie arbeiten in einer einzigen in der Cloud gespeicherten Akte.
Mit cloudbasierter Kanzleisoftware benötigen Sie weniger Hardware
Einen wahrnehmbaren Vorteil bietet Ihnen die cloudbasierte Kanzleisoftware in puncto Hardware. Der Bedarf der Kanzlei für Server, Scanner und Drucker sinkt.
Server: Bei Actaport sind sämtliche Akten und Dokumente in der Cloud gespeichert. In der Kanzlei müssen Sie daher keine Server vorhalten.
Nachhaltigkeitsvorteil: Sie ersparen sich die Anschaffung. Die entstehenden Emissionen im kompletten Produktlebenszyklus der Serverteile entfallen. Zwar benötigt stattdessen Microsoft Serverkapazität für Ihre Kanzlei, jedoch wirtschaftet das Unternehmen bereits seit 2012 klimaneutral. Nebenbei können Sie dank Actaport auch auf den IT-Support und die Wartungsdienstleister für Ihre Server verzichten.
Drucker: Mit Actaport und digitaler Aktenführung benötigen Sie den Drucker im Kanlzeialltag nicht mehr. Verfügen Sie bereits über einen Drucker? Statt des Bereitschafts- oder Standby-Modus können Sie diesen komplett ausschalten und nur bei Bedarf anschalten. Ist die Anschaffung eines neuen Druckers ohnehin geplant, passt ein kleines all-in-one-Gerät zur modernen Arbeitsweise, da Sie sämtliche Dokumente online archivieren, signieren und versenden.
Nachhaltigkeitsvorteil: Sie sparen Ressourcen – obendrein auch Zeit und Papier in der Aktenführung.
Scanner: Einen Scanner benötigen Sie auch für das papierlose Büro, da Sie analoge Akten und Korrespondenz, die ausgedruckt bei Ihnen ankommt, einscannen und der digitalen Akte zuordnen müssen. Jedoch beschränkt sich die Nutzung auf die tägliche Post, nicht aber auf das separate Signieren und Einscannen der Dokumente.
Nachhaltigkeitsvorteil: Schalten Sie das Gerät nach der Erfassung der Briefpost ab. Dies spart Strom und Geld. Außerdem werden Sie staunen, wieviel Papier im Rahmen der internen Arbeitsabläufe gespart wird.
Mit cloudbasierter Kanzleisoftware sparen Sie Büroraum
Ein Nebeneffekt der digitalen Aktenführung ist die Ersparnis an Büroraum. Aktenschränke mit hunderten oder gar tausenden von Aktenordnern und Handakten bleiben im digitalen Zeitalter leer und können somit abgeschafft werden. Je nach Datenaufkommen in Ihrer Kanzlei werden Sie auch den eingesparten Raum für den Kanzleiserver wahrnehmen können, denn dieser entfällt, sobald Sie cloudbasiert arbeiten, vollends.
Nachhaltigkeitsvorteil: Sie kommen mit weniger Räumen aus, weil Sie weder in Ihren Kanzleiräumen noch zuhause Räumlichkeiten für Ihre Aktenschränke und den Server vorhalten müssen. Am Ende des Tages sparen Sie Energie und Ressourcen. Bei der Wahl von Büroräumlichkeiten fokussieren Sie sich auf Ästhetik und Arbeitsfläche, nicht aber auf Server- und Kopierräume – außerdem wird das Büro aufgrund der eingesparten Energie automatisch umweltfreundlicher.
Mit cloudbasierter Kanzleisoftware können Sie stromsparend und medienbruchfrei arbeiten
Ein Vorteil effizienter Cloudlösungen ist es, dass alle Programme in eine Anwendung integriert sind. Mit Ihrem Login öffnen Sie ein einziges Fenster zu Ihrem digitalen Arbeitsplatz mit allen Anwendungen, die darin enthalten sind: Ihre Aktenübersicht, Ihr Terminkalender, Ihr Forderungsmanagement, Ihr beA, Ihr Mail-Postfach und Ihr Office-Paket. Und natürlich Ihre digitale Pinnwand, über die Sie mit Ihren Kollegen und Kolleginnen bequem kommunizieren können. Dies zahlt vornehmlich in die Effizienz der Arbeit ein, auch wenn weniger Anwendungen den Arbeitsspeicher entlasten und somit den Energieverbrauch des Laptops reduzieren. Weitere Ressourceneinsparungen entstehen jedoch von selbst in der medienbruchfreien Arbeit. Bleibt die Arbeitsoberfläche stets übersichtlich, kommen Sie nur selten in Versuchung, Akten auszudrucken, um ihnen mehr Platz auf dem Bildschirm einzuräumen – der Drucker bleibt aus. Entfällt wie eingangs beschrieben der Serverraum, reduziert sich auch der Stromverbrauch der Kanzlei merklich. Verlassen Sie die Büroräumlichkeiten, kann jedes Gerät abzüglich des gemeinsamen Kanzleikühlschrankes abgeschaltet werden.
Das integrierte beA erspart Ihnen das lästige Einloggen, das Kartenlesegerät und die damit verbundene Wartezeit.
Nachhaltigkeitsvorteil: Entfällt das fortwährende Drucken, sparen Sie Strom. Wieviel das ist, hängt natürlich von Ihrem Gerät ab – jedoch werden Sie es durchaus merken können. Ist der Serverraum abgeschafft, benötigt das Büro fast nur noch während der Arbeitszeit Strom. Ein weiterer Nutzen der Integration: Sie müssen keine Dokumente zwecks Unterschrift ausdrucken, unterzeichnen und einscannen.
Mit cloudbasierter Kanzleisoftware können Sie Reisekosten sparen
Eine Erkenntnis im Verlauf der Covid-19 Pandemie war, dass man im Homeoffice ebenso gut Meetings abhalten oder verhandeln kann wie in großen Bürotürmen in der Innenstadt. Bei nicht wenigen Anwälten und Anwältinnen hat der Wegfall der zahlreichen Dienstreisen sogar zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität geführt. Andere haben erkannt, wie bereichernd es sein kann, die eigenen Kinder und Lebenspartner auch tagsüber zu sehen, weil man im Homeoffice arbeitet.
Für Actaport Nutzer und Nutzerinnen war plötzliches Arbeiten von Zuhause in arbeitsplatztechnischer Hinsicht keine so große Umstellung, denn sie waren bereits daran gewöhnt, sich mit dem mobilen Log-in von überall her komfortabel in den digitalen Arbeitsplatz einwählen zu können. Warum also nicht auch vom Homeoffice aus?
Nachhaltigkeitsvorteil: Für Ihre Nachhaltigkeitsbilanz ist es ein großer Gewinn, wenn Dienstreisen oder Arbeitswege entbehrlich werden, und so manche CO₂-ausstoßende Dienstlimousine in der Garage stehen bleibt – sind sie doch notwendig, arbeiten Sie unterwegs im ICE und haben dennoch die gesamte Kanzlei im Laptop dabei. Nebenbei sparen Sie durch Actaport auch die Anreise der Servicekräfte, die Ihre IT und Ihre Server gewartet haben.
Mit Actaport wählen Sie klimafreundliche Cloudserver
All die Daten und digitalen Akten, die Actaport in der Cloud speichert, liegen auf Hochsicherheitsservern von Microsoft, die in Berlin und Frankfurt stehen.
Nachhaltigkeitsvorteil: Schon seit 2012 gewährleistet Microsoft, dass ihre Server klimaneutral betrieben werden. Bis 2030 hat die Firma angekündigt, klimanegativ zu werden. Das heißt, es wird mehr CO₂ aus der Atmosphäre gebunden, als mit den Aktivitäten verursacht wird. Dies gilt sowohl für direkte Emissionen als auch für die gesamte Liefer- und Wertschöpfungskette.
Last but not least: Mit Actaport wählen Sie ein Unternehmen mit nachhaltiger Firmenphilosophie
Unsere firmeneigene Philosophie ist seit der Gründung eine nachhaltige. Die Belegschaft pflegt einen nachhaltigen Lebensstil, bei dem das Fahrrad eine große und das Auto eine eher kleine Rolle einnimmt. Zu Firmenfeiern rückt das Team im großen Fahrradkorso an. Für längere Dienstreisen setzen sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von Actaport in aller Regel in den Zug statt ins Auto oder Flugzeug. Auf Papierausdrucke wird konsequent verzichtet. Unser Wunsch ist es, bei unseren Kunden dazu beitragen zu können, die Kanzleiorganisation flexibler, effizienter und nachhaltiger zu machen.
Fünf Tipps zur nachhaltigen Kommunikation
