Schnelle Dokumentenerstellung
Vorlagen, Platzhalter und Textbausteine ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente einfach zu erstellen. Unabhängig von Ihrem Standort können Benutzer zeitgleich auf Dokumente zugreifen und sie parallel bearbeiten.
Funktionen
Aktenliste
- Einfache Zuordnung
- Effiziente Ablage
- Filterfunktionen
Dokumentenmanagement
- Individuelle Ordnerstrukturen
- Vorschau mit Annotationen
- Integrierte Textverarbeitung
Postfach
- E-Mails
- beA-Nachrichten
- Gescannte Briefpost
Mit den durchdachten Actaport Funktionen lässt sich die gesamte Kanzleiorganisation digital abbilden – und von überall steuern.
Leistungsstarkes Aktenmanagement
Vom übersichtlichen Aktenregister über das Aktendashboard bis hin zu individualisierbaren Ordnerstrukturen: Mit Actaport haben Sie alles, was Sie für ein effizientes Aktenmanagement brauchen.
Direkter
beA-Zugriff
In Ihrem Actaport Kanzleipostfach empfangen Sie die Nachrichten aus Ihrem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) und können sie dort direkt lesen, weiterverarbeiten und beantworten.
Individualisierte Abrechnung
Mit Actaport haben Sie die Wahl, ob Sie nach RVG, Zeit- oder Pauschalhonorar abrechnen. Sie finden von der Stoppuhr über die Auslagenerfassung bis hin zum RVG-Rechner nützliche Funktionen für Ihre Abrechnung.
Strukturierte Buchhaltung
Actaport hat mit dem Buchhaltungsbutler ein cleveres Tool integriert, das Ihre Buchhaltung vereinfacht. Sie können dieses Buchhaltungsmodul in zwei Ausbaustufen zusätzlich buchen.
Übersichtliches Forderungsmanagement
Das Modul Forderunsgmanagement bildet die typischen Prozesse des Forderungsmanagements ab. Automatisierungen sowie intuitive Workflows und Übersichten machen Ihre Arbeit effizienter.
Alle Actaport Funktionen im Detail
Allgemein I Kanzlei
Sprachauswahl in der Anwendung: Deutsch I Englisch
Microsoft 365 Lizenz: Bei jedem Actaport Arbeitsplatz ist eine Microsoft 365 Lizenz enthalten
Microsoft 365 Synchronisation: Über den Microsoft 365 Account stehen E-Mails, Termine und Kontakte in jeder beliebigen Anwendung und App jederzeit synchronisiert zur Verfügung
Microsoft 365 App Integration: Bearbeitung von Office-Dokumenten in Actaport und mit den auf Ihrem Rechner installierten Versionen von Word, Excel und PowerPoint
Microsoft 365 Outlook Add-In: Sie können aus Outlook E-Mails inklusive Anhängen verakten und aus der Akte Dokumente an eine E-Mail anhängen (Auch für Tablet und Smartphone verfügbar)
Microsoft 365 Word Add-In: Word und Actaport sind miteinander vernetzt. In Word haben Sie Zugriff auf die in Actaport angelegten Textbausteine. Enthaltene Platzhalter werden automatisiert befüllt.
Zwei-Faktor-Authentifizierung: Neben der üblichen Anmeldung über Benutzername / Passwort kann optional eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet werden
Benutzerverwaltung: Sie können neue Benutzer anlegen und die Stammdaten bestehender Nutzer verwalten. Es können zudem u. a. Rollen definiert und die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert werden
Standorte: Actaport unterstützt Kanzleien mit mehreren Standorten
Kanzleikalender: In Actaport steht Ihnen neben den persönlichen Kalendern der einzelnen Benutzer auch ein Kanzleikalender zur Verfügung
Persönlicher Startbildschirm: Ihr Kanzleidashboard zeigt Ihnen übersichtlich aktuelle Informationen zu Ihren Mandaten, Postfächern, Terminen, Fristen, Aufgaben und Wiedervorlagen
Überblick und Kontrolle: Fristen, Wiedervorlagen und Aufgaben können nicht nur auf Mandats-, sondern auch auf Kanzleiebene angezeigt und bearbeitet werden
Kontakte: Mit Actaport verwalten Sie alle Kontakte Ihrer Kanzlei, unabhängig davon, ob es sich um Mandatsbeteiligte handelt. Somit kann Actaport auch optimal mit CRM-Systemen zusammenarbeiten
Mandatsmanagement
Kollisionsprüfung: In Actaport kann man die Kollisionsprüfung standortübergreifend sowohl automatisch als auch manuell durchführen
Aktendashboard: Auf dem Aktendashboard stehen alle Informationen zu einem Mandat auf einen Blick zur Verfügung: Beteiligte, Fristen und Aufgaben sowie Nachrichten und Aktennotizen
Individualisierung: Das Aktendashboard kann von jedem Benutzer an seine Bedürfnisse angepasst werden
Schnellaktionen: Stunden und Aktennotizen können direkt auf dem Aktendashboard erfasst werden
Aktenvorlagen: Sie können für die Ordnerstruktur Ihrer Akten Vorlagen erstellen und verwenden
Offline-Akte: Für Situationen ohne Internetempfang kann eine Offline-Akte generiert werden
Aktenrollen: Benutzer können einer Akte mit verschiedenen Rollen zugewiesen werden
Aktenhistorie: Alle Aktionen in der Akte werden unveränderlich protokolliert
Aktenablage: Akten, die nicht mehr bearbeitet werden, können abgelegt werden
Aktensuche: Die Suchfunktion für Akten ist ständig auf dem Bildschirm verfügbar
Filter: In der Aktenliste (Aktenregister) kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden
Dokumentenmanagement
Textverarbeitung: In Actaport ist eine leistungsfähige, Word-kompatible Textverarbeitung integriert
Übersicht: Die Dokumente einer Akte können über Ordnerebenen übersichtlich strukturiert werden
Beliebige Formate: Dateien mit beliebigen Formaten können in der Akte gespeichert werden
Veraktung von E-Mails und Anhängen: E-Mails und Anhänge können einfach aus dem Kanzleipostfach veraktet werden
Dokumentvorschau: Zur zügigen Recherche kann für alle Dokumente eine Schnellvorschau eingeblendet werden
Annotationen: Auf Dokumenten können beliebige Annotationen angebracht werden (Text, Stempel, etc.)
Drag & Drop: Dokumente können einfach via Drag & Drop in die Akte übernommen werden
Versionierung: Actaport speichert verschiedene Versionen Ihrer Dokumente. Sie können jederzeit auch auf frühere Versionen zugreifen
Versand aus Akte: Dokumente können direkt aus der Akte versandt werden
Dokumentvorlagen: Sie können beliebig viele Dokumentvorlagen hinterlegen und zur Erstellung neuer Dokumente verwenden
Dokumentautomatisierung: Standard Akteninformationen können automatisch in Dokumente übernommen werden
Textbausteine: In Actaport können Textbausteine verwaltet und einfach in Dokumente eingefügt werden
Kommunikation
Kanzleipostfach: In einem zentralen Kanzleipostfach laufen E-Mails, beA-Nachrichten und gescannte Briefpost zusammen
Veraktung aus dem Postfach: Dokumente und Anhänge können direkt aus dem Postfach veraktet werden
Microsoft 365 Outlook-Add-In: Sie können E-Mails und Anhänge aus Outlook in die Akte speichern (Auch für Tablet und Smartphone verfügbar)
beA-Integration: Sie lesen und beantworten Ihre beA-Nachrichten im Kanzleipostfach
Vollwertiger E-Mail-Client: In Actaport ist ein vollwertiger E-Mail-Client integriert. Es werden keine umständlichen Plugins benötigt
Posteingangs-Workflow: Die Veraktung von E-Mails, beA-Nachrichten und gescannter Briefpost kann individuell automatisiert werden
Kollaboration
Parallele Dokumentenbearbeitung: Dokumente können parallel und standortunabhängig von mehreren Personen erstellt werden
Posteingang: Der Posteingang kann zentral durch die Assistenz bearbeitet werden
Kalender: Die Kalender können zentral durch die Assitenz verwaltet werden
Nachrichten-Workflow: Mit Actaport kann standardmäßig ein Post-Workflow etabliert werden
Aufgabenverwaltung: Benutzer können Aufgaben Einzelpersonen und Gruppen zuweisen und deren Status kontrollieren
Fristenkontrolle: Für die Anlage von Fristen kann das Vier-Augen-Prinizp für Benutzer eingestellt werden
Pinnwand: Eine Pinnwand auf dem Kanzlei-Dashboard unterstützt die interne Kommunikation in der Kanzlei
Abrechnung I Finanzbuchhaltung
Abrechnungsarten: Sie können nach RVG und Vergütungsvereinbarung (Pauschale, Zeithonorar, Pauschale inkl. Zeit) abrechnen
Stundenerfassung: In der Akte können Stunden sowohl im Timesheet als auch mittels Stoppuhr erfasst werden
Auslagenerfassung: Die Erfassung von eigenen und fremden Auslagen ist einfach und unkompliziert möglich
RVG-Expertenwissen: Optional kann der RVG-Rechner mit einer zitierfähigen Wissensdatenbank ausgestattet werden
Rechnungserstellung: Rechnungen können direkt in der Akte erstellt werden
Rechnungsversand: Erstellte Rechnungen können direkt aus der Akte versandt werden
Erlösverteilung: Die Erlöse können über die optionale Finanzbuchhaltung pro Mandat auf mehrere Partner verteilt werden (pauschal, prozentual, nach Stunden)
Elektronische Kontoauszüge: Kontoauszüge können über die optionale Finanzbuchhaltung elektronisch eingelesen und in Actaport zum Ausgleich der OP abgleichen werden
DATEV-Export: Die erstellten Buchungssätze können in der optionalen Finanzbuchhaltung nach DATEV exportiert werden
EÜR: Die optionale Finanzbuchhaltung ermöglicht eine vollständige Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Ust-VA: Die Umsatzsteuervoranmeldung kann mit der optionalen Finanzbuchhaltung erstellt werden
Automatische Belegerkennung: Belege können in der optionalen Finanzbuchhaltung automatisch erkannt und verarbeitet werden
Filter: Das Rechnungsbuch kann nach Datum, Sachbearbeiter, Rechnungsnummer, Status und vielen weiteren Kriterien gefiltert werden
Speichern von Filtern: Filtereinstellungen können für die Wiederverwendung gespeichert werden
Forderungsmanagement
Forderungskonten: An einer Akte können beliebig viele Forderungskonten angelegt werden
Forderungen: Es stehen drei Arten von Forderungstypen zur Verfügung: Hautforderungen, Nebenforderungen und Zinsforderungen
Zinsen: Neben der Möglichkeit eines festen Zinssatzes, können Forderungen mittels EZB-Basiszinssatz verzinst werden
Forderungsgruppen: Unterschiedliche Forderungstypen können miteinander zu Forderungsgruppen verknüpft werden
Geldeingänge: Forderungen können mittels einer forderungskontoübergreifenden Tilgungsmaske getilgt werden
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