Mit Blick auf die aktive beA-Nutzungspflicht seit dem 1.1.2022 ist vor allem die Integration mit der Aktenbearbeitung im Fokus. Wie harmonisch ist Ihr beA-Workflow? Fünf Prüfschritte für Ihren täglichen Workflow mit dem beA.
1. Wie beginnt Ihr beA-Workflow? Sofort loslegen oder warten und Kaffee holen?
In den Anfangszeiten der elektronischen Datenverarbeitung sah der übliche Ablauf häufig so aus: Man drückte den Power-Knopf, wartete, bis ein leises Summen das Hochfahren des Rechners ankündigte, und ging dann erst einmal los, um sich einen Kaffee zu holen. Kehrte man nach einigen Minuten zurück, hatte sich das System – wenn man Glück hatte – hochgefahren und erlaubte es einem, sich einzuloggen.
Mit der Einführung des beA, dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach, ist die Wartezeit zurückgekehrt. Der Grund: Das Einloggen über den Webbrowser und das Authentifizieren dauert eine ganze Weile. Um über das beA Post zu empfangen oder zu senden, muss man sich zunächst über den Browser einloggen und in einem zweistufigen Verfahren authentifizieren. Entweder per Signaturkarte und Lesegerät oder per Softwarezertifikat. Anschließend ist die PIN-Eingabe gefordert. Erst dann öffnet sich das elektronische Postfach und man kann überprüfen, ob man Post erhalten hat. Noch länger dauert es, wenn es beim Authentifizierungsprozess hakt, weil das Lesegerät die Signaturkarte nicht akzeptiert.
Zahlreiche beA-Nutzer fragen sich daher, wie sich dieser Prozess abkürzen lässt. Einen Weg, um schneller ins beA-Postfach zu kommen und von dort aus zu arbeiten, bietet eine Kanzleisoftware, die hervorragend mit dem beA integriert ist. Am besten funktioniert hierbei eine Kanzleisoftware, die mit dem Einloggen in den digitalen Arbeitsplatz zugleich das beA öffnet.
2. Wie funktional ist Ihr digitaler Schreibtisch?
Die nächste Etappe im Workflow ist die Ordnung des digitalen Arbeitsplatzes. Ein guter Arbeitsplatz zeichnet sich im Allgemeinen dadurch aus, dass er so organisiert ist, dass sich Arbeitsgeräte und alle benötigten Materialien gut sortiert in Griffweite befinden. Nichts Anderes gilt für einen digitalen Arbeitsplatz.
Ihren digitalen Kanzleiarbeitsplatz betreten Sie über den Bildschirm. Das heißt im Hinblick auf Ihren Workflow, dass schon das Menü einen schnellen Zugang zu allen von Ihnen benötigten Funktionen bietet.
Im Vordergrund der Kanzleiarbeit stehen die Akten, die Termine und die Kommunikation mit Ihren Mandanten und dem Gericht. Eine gute Aktensortierung und ein schneller Zugriff auf die relevanten Akten sind elementar wichtig. Auch der Kalender, die Fristen, Ihr Mail-Postfach und das beA sollten in Griffweite liegen. Schnell erreichbar heißt bei der Kanzleisoftware: mit wenigen Klicks erreichbar.
3. Wo hat das beA seinen Platz?
Wo in Ihrer Kanzlei befinden sich die Fächer für den Posteingang und den Postausgang? Vermutlich dort, wo Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte sowie Rechtsanwaltsfachangestellte gut dran kommen. Wo befindet sich in Ihrer Kanzleisoftware das beA? Müssen Sie die Kanzleisoftware verlassen und ein separates Browserfenster öffnen und sich jedes Mal durch den ganzen Log-in-Prozess klicken? Oder können Sie beA direkt in Ihrer Kanzleisoftware anklicken?
