Anwälte und Anwältinnen sind gewissenhaft, klug, redegewandt und skeptisch gegenüber allen Neuerungen. Das gehört zu ihrem Beruf, macht sie aber nicht unbedingt zu digitalen Vorreitern respektive Vorreiterinnen. Der Wettbewerbsdruck und die sich ändernden Gewohnheiten zwingen letztlich jedoch alle, die Abläufe in der Kanzlei zu verbessern. Sie können Änderungs- und Verbesserungsprozesse erleichtern, wenn Sie erforschen, wie veränderungsreif Sie sind und wo die Reise hingehen soll.
Eine Frage des Mindsets
Wie Kanzleien mit Änderungen umgehen, ist teilweise eine Generationenfrage und teilweise eine Frage des Mindsets. Die junge Generation und der digitalaffine Teil der Anwaltschaft bewegen sich zunehmend geschmeidig auf Instagram, TikTok und Twitter und setzen bei der Arbeit auf alle möglichen digitalen Erleichterungen und Kollaborationstools. Am anderen Ende des Spektrums stehen die Traditionalisten und die Generation, die sich allmählich dem Ruhestand nähert, und die sich weder von den geliebten Loseblattwerken noch von der Handakte auf Papier trennen mag. Wo stehen Sie? Und wohin wollen Sie?
Schritt eins: Erforschen Sie die allgemeine Änderungsbereitschaft
Kennen Sie das Mindset der Beteiligten im Hinblick auf Änderungen? Wie änderungsbereit sind Sie selbst? Und wie geht es Ihren Kollegen und Kolleginnen und Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen? Rufen Ihre Pläne Angst hervor oder eher freudige Bereitschaft? Welche Ideen stoßen sofort auf begeisterte Zustimmung und mit welchen Vorhaben rufen Sie allseits ablehnendes Kopfschütteln hervor? Das finden Sie heraus, indem Sie mit den Beteiligten sprechen und ihre Sorgen und Wünsche ernstnehmen.
Schritt zwei: Was genau wünschen Sie sich?
Man sollte den Hafen kennen, in den man segeln möchte. Das heißt übersetzt in Kanzleimanagement-Bedürfnisse: Wenn Sie eine wie auch immer geartete Optimierung in Ihrer Kanzlei und Ihrem Workflow anstreben, sorgen Sie dafür, dass allen Beteiligten das attraktive Ziel klar vor Augen steht.
Diese zielorientierte Sichtweise ist doppelt sinnvoll. Zum einen unterlassen Menschen, die ein bestimmtes Ziel erreichen wollen, Tätigkeiten, die diesem Ziel zuwiderlaufen. Zumindest verzetteln sie sich weniger, als wenn sie planlos agieren – frei nach dem Motto „sie wussten nicht, wohin sie wollten, aber schnell musste es gehen". Zum zweiten sorgt die Anziehungskraft des Ziels dafür, dass Schwierigkeiten im Änderungsprozess eher toleriert und leichter überwunden werden.
Angenommen, Sie erwägen die Anschaffung einer neuen Kanzleisoftware. Um die Anziehungskraft der Vision zu nutzen, sollten Sie sich mit den anderen Beteiligten darauf verständigen, welcher - hoffentlich angenehme - Zustand dann erreicht sein wird. So wie Sie beim Traum vom Meer von in der Sonne funkelnden Wellen träumen können, können Sie im Hinblick auf die neue Software beispielsweise herausarbeiten, dass Sie dank dann papierloser Akten nie wieder stundenlang am Drucker stehen müssen, um Schriftsätze zu verschicken. Wenn Sie sich auf dieses Gedankenspiel einlassen, fallen Ihnen bestimmt weitere Beschleunigungs- und Bequemlichkeitseffekte ein.
Schritt drei: Was genau wünschen Sie sich nicht?
Erfragen sollten Sie auch, wie hoch die Unzufriedenheit mit bestimmten Abläufen ist und wo es klemmt. Hier liegt Potenzial für Verbesserungen. Dazu gehören auch die Einwände der Bedenkenträger. „Das funktioniert doch nie!" oder: „Software ersetzt doch keine Menschen" und Ähnliches bekommen Änderungswillige zu hören, wenn sie zum Beispiel vorschlagen, ein Büro vollständig papierlos zu machen.
Derlei Einwände vortragen können Mitglieder der Anwaltszunft gut, denn das ist ihr täglicher Job. Bei Veränderungsprozessen im Workflow oder Management wirken Einwände zwar als Hemmschuh, verbessern aber letztlich das Ergebnis. Sich mit ihnen zu beschäftigen, heißt, Änderungsprojekte so zu planen, dass sie funktionieren und zur Kanzlei passen. Und sie sind ein guter Anstoß, den bisherigen Workflow pragmatisch auf den Prüfstand zu stellen.
Nehmen Sie sich Zeit für diesen Prozess und geben Sie den Wünschen und Einwänden Ihres Teams Raum, wenn Sie Änderungen anstreben. Je mehr Personen in Ihrer Kanzlei an diesem Prozess mitwirken und je größer Ihre Veränderungvorhaben sind, desto sinnvoller ist es, eine externe Begleitung zu Rate zu ziehen.
Probieren Sie es aus! Viel Freude dabei!
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