Mit der Cloud kommt unweigerlich die Frage nach der Datensicherheit auf. Parallel zur Sicherheitsfrage stellt sich die Bequemlichkeitsfrage, denn kein Anwender möchte wegen aufwändiger Verschlüsselungsroutinen Abstriche bei Usability und Performance machen. Als Bestandteil einer zukunftsweisenden Kanzleisoftware haben wir daher ein ganzheitliches Sicherheitskonzept entwickelt, das beide Anforderungen erfüllt: größte Datensicherheit einerseits, höchste Nutzerfreundlichkeit andererseits.
Für User ganz einfach: der sichere Actaport Login
Actaport Anwender bekommen von den Speicher-, Sicherungs- und Verschlüsselungsvorgängen nichts mit – dank der Actaport Authentifizierung, die funktioniert wie ein Generalschlüssel. Wer sich passwortgeschützt in seinen digitalen Kanzleiarbeitsplatz einloggt, hat ohne weiteres – per Single-Sign-In – sämtliche Funktionen und Dienste innerhalb von Actaport geöffnet – darunter das besondere elektronische Anwaltspostfach beA. Bei Bedarf kann zusätzlich die Zwei-Faktor-Authentifizierung genutzt werden, bei der man zusätzlich zum Passwort einen TAN-Code eingibt.
Für Datendiebe unüberwindbar: die Actaport Verschlüsselungen
Geht es um sensible Daten, Stichwort Mandatsgeheimnis, kann es gar nicht sicher genug sein. Per mehrschichtiger Verschlüsselungsmechanismen sorgt Actaport dafür, dass kein Unbefugter Zugriff auf die Daten erhält.
Die eingesetzten Verschlüsselungstechnologien sind State of the Art und kommen auf mehreren Ebenen zum Einsatz.
Transportverschlüsselung: Die Transportverschlüsselung per TLS (Transport Layer Security) Verfahren sichert die Daten auf den Wegen zwischen Cloudserver und Ihrem Rechner.
Datenverschlüsselung: Metadaten wie Aktenzeichen, Fristen und Kontakte sind durch eine Transparent Data Encryption (TDE) gesichert. Zum Einsatz kommen die Verschlüsselungsalgorithmen AES und Triple Data Encryption Standard (3DES). Besonders sensible Daten, etwa die Kontodaten für externe Services wie IMAP-Benutzerdaten, werden darüber hinaus über den Schlüsseltresor verschlüsselt.
Dokumentenverschlüsselung: Dokumente werden per Hybrid-Verschlüsselung gesichert. Diese sorgt dafür, dass Dokumente zusätzlich durch einen individuellen Kanzleischlüssel bestmöglich vor Datendiebstahl geschützt sind.
Sichere Dokumente – ohne Wenn und Aber
Wenn es um den Schutz vor Behörden geht, zeigt sich der Wert unserer Dokumentenverschlüsselung. Alle in Actaport gespeicherten Daten liegen in Hochsicherheitsrechenzentren von Microsoft. Zwar ist Microsoft ein amerikanisches Unternehmen, da die Server jedoch in Deutschland stehen, unterliegen sie der Europäischen Datenschutzgrundverordnung. Doch selbst wenn der amerikanische Geheimdienst per Durchgriffsbefugnis Zugang zu den Servern erzwingen würde, fände er – der Dokumentenverschlüsselung sei Dank – nur unlesbare Daten vor. Actaport Nutzer können also mit Actaport gewährleisten, dass es zu keinen Verstößen gegen § 203 Strafgesetzbuch (Verletzung von Privatgeheimnissen) kommt.
Schutz für Verschlüsselungen: der Schlüsseltresor
Die für die Verschlüsselung notwendigen Schlüssel liegen für jede Kanzlei isoliert in einem Tresor, einer besonderen Partition des Actaport Datensafes. Zur Öffnung bedarf es eines signierten Benutzer-Tokens, das erst ausgestellt wird, wenn sich ein Benutzer erfolgreich am Identity-Management-Service authentifiziert hat. Die Gültigkeit des Tokens wird dabei bei jedem Zugriff automatisch überprüft. Der sogenannte private Schlüssel bleibt immer im Tresor, die Verschlüsselung der Daten erfolgt immer innerhalb des Tresors und nicht auf dem lokalen Computer.
Schutz gegen Datenverlust und Vergesslichkeit
Ebenso wichtig wie der Schutz vor unerlaubten Blicken ist der Schutz der Akten vor Zerstörung und Verlust. Auch hier hat das Actaport Sicherheitskonzept ebenso wirksame wie nutzerfreundliche Lösungen.
Dokumente werden immer mehrfach gesichert, d.h. ein Schreibvorgang gilt erst als erfolgreich, wenn mindestens drei Kopien erzeugt wurden. Diese Art der Redundanz beschränkt sich nicht nur auf ein lokales Rechenzentrum, sondern findet zusätzlich in einem zweiten Rechenzentrum statt – die sogenannte Georedundanz. Fällt das primäre Rechenzentrum in Frankfurt aus, bemerkt es der Nutzer gar nicht. Das System arbeitet ohne Unterbrechung einfach auf dem Datenbestand des sekundären Rechenzentrums in Berlin weiter.
Nutzerfreundlich sind die automatischen Backups. Auch um das normale Speichern während des Schreibens eines Dokumentes müssen sich Actaport User keine Gedanken machen. „Speichern vergessen" gibt es nicht, da das System den Dokumentenstand alle paar Sekunden speichert.
Sie interessieren sich für weitere Features des Actaport Sicherheitskonzepts? Hier entlang.
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