Actaport – die Alternative zu staubigen Papierakten

Der Schlüssel dazu war ein weitgehend papierloses Büro. „Jemand, der sieben Tage die Woche zwölf Stunden im Büro sitzt, kann auch Papierakten auf dem Schreibtisch ausbreiten. Für mich war wichtig, meine Anwaltstätigkeit so zu organisieren, dass auch meine Familie und meine kleine Tochter etwas von mir haben."

Actaport als digitale Kanzleisoftware ermöglicht Thomas Krziminski diese Art von Arbeit. Machen die Geschäfte in der Krebsgasse abends zu, fährt auch der Anwalt seinen Laptop runter und radelt in knapp drei Minuten nach Hause. Kommt spätabends noch eine Mandatsanfrage wegen eines Verkehrsunfalls im Postfach an, loggt er sich im Wohnzimmer in seinen mobilen Arbeitsplatz ein und legt eine neue digitale Akte an. Dieser Ablauf bewährte sich auch, als während des Lockdowns die Kinderkrippe geschlossen hatte und Krziminski teilweise von der heimischen Terrasse aus arbeitete.

Anhand seiner Anweisungen und mithilfe der schon gespeicherten Textbausteine bearbeitet seine Assistentin an ihrem Arbeitsplatz die Akte und schickt die Schreiben an die Mandanten, die Gegenseite und die Versicherungen raus. Kommt die Mandantenanfrage per Brief in der Kanzlei an, scannt die Assistentin die Anfrage ein und schickt sie Krziminski zu. Der hängt an seine Antwort-Email einfach die Aufgaben dran, z.B. „bitte Entwurf erstellen" oder „Abrechnen gegenüber der Rechtschutzversicherung und zur Prüfung zurück". „Das funktioniert wie ein Pingpongspiel und ist sehr unkompliziert."


Auch ohne Bedienungsanleitung verständlich

Das Unkomplizierte hält der Anwalt für eine besondere Stärke von Actaport. „Die anderen Software-Alternativen sind ja alle auf der Basis der klassischen Papierakten entwickelt worden und versuchen nun, das Ganze irgendwie in die digitale Welt zu transferieren – mit dem Ergebnis, dass ihre Funktionen unübersichtlich werden." Bei Actaport gebe es hingegen eine Art ‚iPhone-Effekt', d.h. man verstehe die Software intuitiv und ohne vorher ein Bedienungshandbuch gelesen zu haben.

Ein weiterer Vorteil sei der Datenschutz. „Meine früheren Kollegen hatten immer große Bedenken, dass bei einer digitalen Aktenführung der Datenschutz zu kurz kommen würde", erinnert sich Krziminski, „dabei sind mit Actaport die Daten viel besser geschützt als auf den Rechnern und Servern einer analog arbeitenden mittelständischen Kanzlei." Auch die Betreuung der Daten sei kostengünstig. „Ich brauche weder einen Server noch eine Person, die Tag und Nacht bereitsteht, um die Server zu warten, Backups zu machen oder darauf zu achten, dass alles DSGVO-konform gesichert ist. Actaport ist im Grund ein Rundum-sorglos-Paket, bei dem alle Nebenkosten wegfallen."

Investieren musste der Kanzleigründer lediglich in die Hardware, d.h. für sich und seine Assistentin je einen Laptop und Bildschirm, sowie einen weiteren Bildschirm für zuhause, dazu Scanner und Drucker. Alles andere passiert in der Software, die immer mit dabei ist.

Mit dabei war das Actaport Büro sogar bei zwei großen Fernreisen der Familie. „Wenn ich mich im Urlaub abends eine Stunde hinsetze, kann ich verhindern, dass der Schreibtisch währenddessen überquillt." Das Einzige, was für den Actaport Zugang nötig ist, ist ein WLAN-Zugang. „Und den gibt es mittlerweile praktisch überall."


https://vvv-recht.de