Wenn die Schoko-Weihnachtsmänner im Supermarkt liegen, stehen der hektische Jahreswechsel und der beA-Auftakt schon fast vor der Tür. Jetzt zeigt sich, wie gut Ihre Kanzlei strukturiert ist und wo Sie nachjustieren sollten. Ihre Kanzleisoftware kann Ihnen helfen, Abläufe zu verbessern und im Team effizienter zusammenzuarbeiten. Stichworte sind ‚intelligentes Aufgabentool' und gemeinsamer Echtzeitzugriff auf Dokumente. Ebenso wichtig: die schnelle Übersicht über die billable hours und die einfache Rechnungsstellung.
Warum macht eine Kanzleisoftware Sie effizienter?
Eine Kanzlei ist auch ohne Kanzleisoftware arbeitsfähig. Warum braucht man eigentlich eine Kanzleisoftware? Und wobei unterstützt Actaport Sie? Erfahren Sie, welche Vorteile es hat, einen vollständig digitalen Actaport Schreibtisch mit einfachen Abläufen zu haben.
Einen neuen Arbeitsplatz einrichten: in nur 5 Minuten?
Nehmen wir an, Sie haben einen neuen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin eingestellt oder eine Krankheitsvertretung an Bord. Wie lange dauert es, bis Sie die neue Person arbeitsfähig gemacht haben? Wie lange dauert es, bis Sie den Rechnerarbeitsplatz eingerichtet haben? Das Anlegen eines neuen digitalen Arbeitsplatzes in Actaport kostet Sie nur fünf Minuten.
Wie einfach ist es, bei hohem Arbeitsaufkommen den Überblick über alle Akten zu behalten?
Eine gute Kanzleisoftware mit digitalen Akten sorgt für eine vollständige und strukturierte Aktenführung. Bei Actaport geht das Anlegen einer Akte noch schneller als das Zuweisen eines Abeitsplatzes. Das für Papierakten notwendige Beschriften von Ordnern und Einheften von kopierten Blättern entfällt und den Platz für die Aktenschränke können Sie ebenfalls anderweitig nutzen.
Hereinkommende E-Mails können Sie ganz einfach per Klick einer digitalen Akte zuweisen. Die Mail verschwindet aus dem Posteingang und findet sich bei der Akte wieder. Chronologisch geordnet.
Wie viele Programme haben Sie auf Ihrem Rechner geöffnet?
Mal Hand aufs Herz: wie viele Anwendungen haben geöffnet, wenn Sie am Arbeiten sind? Wechseln Sie ständig zwischen dem beA, Ihrem Schreibprogramm, der Finanzbuchhaltung und Ihrem Forderungsmanagement hin und her? Wenn ja, deutet das auf Optimierungspotenzial hin. Eine gute Kanzleisoftware erlaubt es, von der Mandatsannahme bis zur Buchhaltung alles in einem Tool abzuwickeln.
Haben Sie die Fristen im Blick? Auch dann, wenn Ihre Assistenz ausfällt?
Wenn es hektisch wird, erweist sich die Güte des Fristenmanagements. Behalten Sie die Termine im Griff oder fallen wichtige Termine hintenüber wie Post-its vom Whiteboard? Mit einem digitalen Aktendashboard haben Sie Fristen, Termine und Wiedervorlagen in einer stets aktuellen Übersicht. Und zwar nicht nur an Ihrem Büroschreibtisch, sondern überall, wo Sie sich in Ihren cloudbasierten Arbeitsplatz einloggen.
Wie lange brauchen Sie, bis Sie einen Brief verfasst haben?
Zeit ist Geld, vor allem im hektischen vierten Quartal. Gut, wenn Sie digitale Dokumente mit der Kanzleisoftware schneller erstellen können als ohne, weil Sie alle Vorlagen und Textbausteine im Schnellzugriff haben.
Wie lange dauert es, bis Sie eine beA-Nachricht mit Anhängen verschickt und sie anschließend veraktet haben?
E-Mails verschicken geht schnell, Nachrichten über das besondere elektronische Anwaltspostfach zu versenden, dauert oft lange, erst recht, wenn Anhänge hochgeladen und mitgeschickt werden wollen. In Actaport ist das beA voll integriert, sodass Sie Anhänge direkt aus der Akte anhängen können. Außerdem können Sie jede Nachricht direkt einer Akte zuordnen. So gestalten Sie Abläufe effizient.
Wie gut arbeitet Ihr Team, wenn's schnell gehen soll?
Mit einer modernen Kanzleisoftware haben alle Teammitglieder von überall her in Echtzeit Zugriff auf alle Dokumente. Ob Büro oder Bahnhof, Hotel oder Homeoffice, mit Actaport wird jeder Ort zum effizienten Arbeitsplatz. Mittels des integrierten Aufgabentools können jedem seine To-dos zugewiesen werden. Und wenn eine neue Akte angelegt wird, schließt die Software doppelte Aktenzeichen garantiert aus.
Last but not least: die billable hours und die Honorarrechnung
Unterm Strich muss sich die Arbeit lohnen. Mit einer modernen Kanzleisoftware stellen Sie Rechnungen direkt aus der Akte heraus. Der integrierte RVG-Rechner oder die beigefügte Vergütungsvereinbarungen helfen Ihnen beim Abrechnen. Wenn Sie mit mehreren Personen in einer Kanzlei arbeiten, können Sie abrechenbare Stunden nach Mitarbeiter filtern.
Alles in allem gilt: Actaport unterstützt Sie mit übersichtlichen Strukturen und hilft Ihnen, die Abläufe effizient zu gestalten oder Abläufe zu optimieren.
