„Keine Angst vor Legal Tech?!"
Welche Auswirkungen hat Legal Tech auf den Rechtsdienstleistungsmarkt? Wie können Sie diesen Megatrend für Ihre Kanzleiarbeit sinnvoll nutzen? Und wie starten Sie am besten? Wir haben dazu mit der "Woman of Legal Tech 2018", Dr. Christina-Maria Leeb und Dr. Michael Schäfer, Experte für IT-Lösungen in der Justiz und Geschäftsführer von Actaport gesprochen.
Was bedeutet eigentlich Legal Tech? Können Sie uns einen kurzen Einblick in den deutschen Markt geben?
Schäfer: Legal Tech beschreibt die Digitalisierung der Rechtspflege. Das heißt, jeder Einsatz von IT in der Kanzlei ist bereits Legal Tech. Sie sind also schon mittendrin! Aber auch die Automatisierung kompletter Rechtsdienstleistungen gehört dazu. Letztlich geht es immer um ein Plus an Effizienz, um Kostenersparnis, aber auch um die qualitative Steigerung der juristischen Arbeit.
Leeb: Der Legal-Tech-Markt beinhaltet eine große Vielfalt: Das fängt bei juristischen Datenbanken und Anwaltsmarktplätzen oder Recruiting-Tools an, geht über Anwaltssoftware für Kanzleien oder Rechtsabteilungen bis hin zur Dokumentenanalyse und -erstellung oder Mandanten- oder Gerichtskommunikation.
Welche Auswirkungen hat Legal Tech auf den Rechtsdienstleistungsmarkt? Ersetzt Legal Tech zukünftig den Anwalt?
Leeb: Studien belegen, dass es zu einer zunehmenden Vereinfachung und Entlastung durch die Standardisierung von Routinetätigkeiten und den Einsatz von IT kommt. Repetitive und zeitraubende Standardaufgaben können durch die Nutzung von Software ausgelagert werden und die Kanzleien haben somit mehr Kapazitäten, sich auf kreative anwaltliche Tätigkeit, d.h. ihre echte, „menschliche" Beratungsleistung zu konzentrieren. Zum Beispiel im Verkehrsrecht können Aufgaben des Anwalts von digitalen Systemen teilweise übernommen werden. Künstliche Intelligenz wird aber auch in naher Zukunft den Anwalt nicht ersetzen. Wer die Möglichkeiten der Digitalisierung sinnvoll für sich nutzt und damit seine Geschäftsprozesse optimiert, für den stellt Legal Tech eine echte Chance dar!
Was bedeutet das konkret für die Arbeit in den Kanzleien?
Schäfer: Grundlage ist die Digitalisierung der Kanzlei. Der elektronischen Akte und damit dem digitalen Mandatsmanagement gehört die Zukunft. Dazu gehören auch die elektronisch basierte Dokumentenerstellung mit intelligenten Vorlagen, die integrierte Recherche, die digitale Abrechnung und natürlich elektronische Kommunikationswege, von der E-Mail bis hin zum sicheren Datenaustausch mit Mandanten und Gerichten.
Über die digitale Mandatsbearbeitung hinaus wird sich letztlich die gesamte Mandant-Kanzlei-Beziehung weitgehend digitalisieren. Das fängt bei den Social Media Präsenzen und dem Website-Auftritt der Kanzlei an, beinhaltet die genannten Kommunikationswege und das gesamte Mandatsmanagement und mündet letztlich in der Bewertung des Anwalts bzw.
der Kanzlei auf Google oder in einschlägigen Portalen.
Was bringt Legal Tech den Kanzleien konkret?
Leeb: Dadurch, dass standardisierbare Prozesse ausgelagert werden, profitiert die Kanzlei von einer enormen Zeitersparnis. Mandate können effizienter bearbeitet werden, außerdem tragen standardisierte Abläufe zur Qualitätssicherung bei. Darüber hinaus kann der Anwalt schneller reagieren. Somit steigen die Chancen auf eine gute Positionierung am Markt. Auch das Erschließen neuer Geschäftsfelder, beispielsweise durch die Positionierung auf entsprechenden Plattformen, gehört dazu. Und schließlich ist eine gute, moderne und effiziente Arbeitsweise auch ein Wettbewerbsvorteil, wenn es um gute Mitarbeiter geht. Die könnten - je nach individueller Lebenssituation und ihren persönlichen Präferenzen - letztlich von einer ausgeglichenen Work-Life-Balance profitieren, wenn sie beispielsweise im Homeoffice an ihren Mandaten arbeiten können.
Wie kann ich die Digitalisierung in meiner Kanzlei am besten anpacken?
Schäfer: Zunächst einmal: Digitalisierung ist ein Prozess, den Sie auch Schritt für Schritt angehen können. Finden Sie Ihre eigene Legal-Tech-Strategie, die zu Ihrem Geschäftsmodell passt und fragen Sie sich, wie Ihre kanzleieigenen Arbeits- und Kommunikationsprozesse optimiert werden sollen.
Testen Sie die infrage kommenden Lösungen! Ganz wichtig ist ebenfalls: Stellen Sie das Mandat und den Mandanten in den Mittelpunkt Ihrer Überlegungen. Um sie kreist die anwaltliche Tätigkeit, dementsprechend sollten auch die Prozesse rund um das Mandatsmanagement – von der Schriftsatzerstellung über die Kommunikation mit dem Mandanten und bis hin zur Abrechnung – vereinfacht und effizienter gestaltet werden.
Zeitgemäße Kanzleisoftware-Lösungen bilden die komplette digitale Kanzleiorganisation ab – vom Aktenmanagement über beA bis zur Rechnungsstellung. Darüber hinaus ist es sinnvoll, sich für eine zeitgemäße und zukunftsfähige cloudbasierte Lösung zu entscheiden, weil diese den überholten Ansatz der eigenen Server-Installation und installationsbasierten Software ablösen wird.
